Gestion des archives à l'université

En tant qu'organisme de formation de l'ESR, l'URFIST se préoccupe de la gestion de ses archives et vous met à disposition les documents utiles pour sensibiliser à cette gestion.

Archives papier

Définir les conditions de stockage des archives papier : local sécurisé fermé à clé si possible avec étagères et conditions hygrométriques optimales

Etablir un plan de classement des archives

Etablir une charte d'archivage et la faire valider par l'archiviste de son établissement et les Archives départementales (AD) de son département

Etablir un bon d'élimination, le faire valider par les AD et faire procéder à l'élimination physique par une société agréée

Archives numériques

Définir une convention de nommage des fichiers

Etablir une arborescence de classement des fichiers

Appliquer la charte d'archivage (valable pour documents papiers et numériques)

Documents utiles

Circulaire de 2005 de tri et conservation des archives des services concourant à l'éducation nationale disponible sur France Archives

Guide "Lagestion des archives au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche" édité en 2010 et disponible sur le site de l'AMUE

La Gazette des archives, n°231, 2013-3. Les archives des établissements d’enseignement supérieur et de recherche disponible sur Persée

Référentiel de gestion des archives de la recherche édité en 2016 par la section AURORE de l’Association des archivistes français et disponible sur Doranum depuis 2019