Gestion des archives à l'université
En tant qu'organisme de formation de l'ESR, l'URFIST se préoccupe de la gestion de ses archives et vous met à disposition les documents utiles pour sensibiliser à cette gestion.
Archives papier
Définir les conditions de stockage des archives papier : local sécurisé fermé à clé si possible avec étagères et conditions hygrométriques optimales
Etablir un plan de classement des archives
Etablir une charte d'archivage et la faire valider par l'archiviste de son établissement et les Archives départementales (AD) de son département
Etablir un bon d'élimination, le faire valider par les AD et faire procéder à l'élimination physique par une société agréée
Archives numériques
Définir une convention de nommage des fichiers
Etablir une arborescence de classement des fichiers
Appliquer la charte d'archivage (valable pour documents papiers et numériques)
Documents utiles
Circulaire de 2005 de tri et conservation des archives des services concourant à l'éducation nationale disponible sur France Archives
Guide "Lagestion des archives au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche" édité en 2010 et disponible sur le site de l'AMUE
La Gazette des archives, n°231, 2013-3. Les archives des établissements d’enseignement supérieur et de recherche disponible sur Persée
Référentiel de gestion des archives de la recherche édité en 2016 par la section AURORE de l’Association des archivistes français et disponible sur Doranum depuis 2019